Електронно подаване на документи за работници от трети държави: как да се подготвят работодателите
При наемане на служители от чужбина подготовката на документите е пряко свързана с планирането на персонала. Промяна в начина на подаване заслужава вниманието както на HR екипа, така и на ръководителите, които организират смените и натоварването.
Според съобщението на Агенцията по заетостта, препубликувано от БТПП, от 21 юли 2026 г. определени процедури за достъп до пазара на труда на граждани на трети държави преминават изцяло към електронно подаване. Приемът на документи на хартия за посочените процедури се преустановява.
Кои процедури са посочени в съобщението?
Разрешение за работа — Приложение № 3: Система за сигурно електронно връчване.
Дейност на свободна практика — Приложение № 4: Система за сигурно електронно връчване или Портал за електронно управление.
Декларация — Приложение № 5: Система за сигурно електронно връчване или Портал за електронно управление.
Платформата Work in Bulgaria също е посочена за Приложение № 5, само за регистрация на сезонна заетост до 90 дни.
Документите се подписват с квалифициран електронен подпис от представляващия работодателя или упълномощено лице. При подаване чрез пълномощник се прилага пълномощно.
Започнете с процедурата и отговорностите
Преди подготовката на файловете уточнете приложимата процедура за конкретния кандидат. Длъжността, продължителността на заетостта и статутът на лицето са част от информацията, която трябва да бъде обсъдена при планирането.
След това разпределете задачите вътре във фирмата. Кой събира документите? Кой проверява данните? Кой подписва и подава? Кой следи последващата кореспонденция?
Тези роли могат да се изпълняват от един човек или от няколко участници. Важното е отговорността за всяка стъпка да бъде ясна, включително когато работодателят работи с външен консултант.
Подгответе електронно досие, което се проверява лесно
Като вътрешна организационна практика създайте отделна папка за всеки кандидат и използвайте последователни имена на файловете. Отделете окончателните документи от черновите.
Преди подписване прегледайте съответствието между основните данни: имената на кандидата, данните на работодателя, длъжността и посочените периоди. Проверете и дали файловете са четливи и пълни.
При едновременно наемане на няколко души е полезен общ регистър. Достатъчни са ясни полета: кандидат, процедура, липсващи документи, отговорник, дата на подаване и следваща задача. Достъпът до досиетата трябва да бъде съобразен с работните отговорности.
Така екипът може да установи къде има нужда от действие, без да преглежда отново цялата кореспонденция.
Организирайте работата и след подаването
Определете служител, който да следи съобщенията по преписките, както и негов заместник при отсъствие. Съхранявайте потвържденията от подаването заедно със съответното досие.
Когато е необходимо допълване или уточнение, отбелязвайте задачата, отговорното лице и приложимия срок. Това е особено полезно, когато HR екипът управлява едновременно подбор, текущи назначения и административни процедури.
Избягвайте ситуация, в която само един човек разполага с информация за напредъка, а оперативният ръководител планира персонала по различни предположения.
Свържете документите с реалния график за персонала
Електронното подаване е един етап от по-широкия процес по международно наемане. За вътрешното планиране разграничете подготовката на досието, административните стъпки и организацията на пристигането и въвеждането на служителя.
Например производствено предприятие може да има нужда от нови хора за конкретно увеличение на капацитета. Полезно е HR и производственият ръководител да преглеждат общ график, който показва действителния напредък по всеки кандидат.
Не обвързвайте окончателно работните смени само с датата на подаване. Обсъдете целия път до започването на работа и актуализирайте плана при промяна.
Често задавани въпроси
Отнася ли се съобщението за всички процедури за чужденци?
Не правете такова обобщение. За ЕРПР, „Синя карта на ЕС“ или друг режим проверете конкретните актуални указания.
Какво да проверим непосредствено преди подаване?
Приложимата процедура, актуалния образец, комплектността на досието, подписващото лице и указанията на избрания електронен канал.
Означава ли електронното подаване гарантирано по-бързо назначаване?
Съобщението не дава такава гаранция. Планирайте според конкретния случай и всички необходими етапи.
Подгответе следващото наемане с Global Trud Bulgaria
Global Trud Bulgaria подпомага работодатели при международния подбор, подготовката на документи и административната координация.
Свържете се с нас за безплатна консултация. Ще обсъдим нуждите на бизнеса, подходящата процедура и организацията на следващите стъпки.
Редакционна бележка към 20.09.2026 г.: Оригиналната страница на Агенцията по заетостта не беше достъпна при проверката. Фактите са сверени с препубликуваното съобщение от БТПП. Организационните препоръки са насочени към подготовката и проследяването на досиетата.
Коментари